Out of the box thinking – Asset Management & Helpdesk

„Out of the box thinking“ beschreibt eine Denkweise, die unkonventionell ist und sich durch hohe Kreativität auszeichnet. Es bedeutet, Bekanntes (und bekannte Begrenzungen) zu hinterfragen, über den Tellerrand hinauszuschauen und alle wesentlichen Kriterien zur Problemlösung zu berücksichtigen.

Bezogen auf das Asset Management (mit seiner Kernaufgabe, Assets zu verwalten, hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu löschen, zu importieren usw.) hieße dies: Warum nur Hardware aus der IT-Abteilung als Assets betrachten (was der Regelfall ist) und nicht auch beliebige andere Gegenstände, etwa aus dem Fuhrpark, der Büroausstattung oder aus dem Bereich der technischen Anlagen?

Wann ist die nächste TÜV-HU? Im Asset Management steht´s!

Beim Fuhrparkmanagement könnt Ihr im Asset Management nicht nur Finanzdaten über Leasing oder Kauf erfassen, sondern auch Servicetermine oder Garantiezeiträume. Sogar gesetzlich vorgeschriebene Termine wie die TÜV-Hauptuntersuchung oder die UVV nach § 57 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70 bilden wir bei Aagon in dem Modul ab.

Flankierend dazu bietet das Erstellen von Helpdesk-Tickets zu einzelnen Vorgängen in Verbindung zum jeweiligen Assets eine wertvolle Historie. Etwa im Fall einer aufwändigen Reparatur nach einem Verkehrsunfall: Hier könnt Ihr das Gutachten des Sachverständigen, sämtlichen Schriftverkehr (inkl. automatisch archivierter E-Mail-Korrespondenz) mit der Versicherung sowie auch Dokumente der Werkstatt im Ticket erfassen und dem Asset zuordnen. Nach Abschluss des Projektes schließt Ihr das Ticket, und der gesamte Vorgang ist dokumentiert. Insbesondere beim Leasing (aber auch beim Verkauf) solltet Ihr eine lückenlose Dokumentation für Rückfragen parat haben, allein schon um die Einhaltung der Servicetermine nachweisen zu können.

Angebotsvergleiche technischer Anlagen nachvollziehen

Wer technische Anlagen betreibt, muss sich um deren regelmäßige Wartung kümmern. Haltet Termine und Wartungsergebnisse im Asset Management fest! Des Weiteren empfiehlt es sich, den Garantiezeitraum des Herstellers sowie mögliche Garantieverlängerungen zu erfassen. Im Fall der Fälle ist dann das zeitaufwändige Wälzen der Vertragsunterlagen nicht mehr notwendig.

Mit Hilfe des Helpdesks könnt Ihr außerdem in der Vorphase geplanter Anschaffungen Angebotsvergleiche nachvollziehbar dokumentieren – und zwar so, dass es für die jeweilige Fachabteilung zugänglich ist und nicht im Postfach eines einzelnen Projekt-Team-Mitglieds verschwindet. Auch die laufenden Instandhaltungskosten lassen sich nachvollziehbar tracken und dadurch langfristig planen. Und die im Zusammenhang mit dem Asset entstandenen Kosten könnt Ihr ebenfalls in dem Modul erfassen, zusammenfassen und somit bewerten.

Ausgeliehene Büroausstattung überblicken

Ein weiteres Einsatzszenario für das Asset Management ist die Büroausstattung. Hierbei ist die Funktion der Erfassung von Asset Collections besonders hervorzugeben. Datengrundlage einer erneuten Investitionsplanung ist die Verwaltung des Inventars der Geschäftsräume. Durch die Zuordnung der Fachabteilungen und deren Räumlichkeiten könnt Ihr auch physikalisch Ordnung halten.

Wer erinnert sich nicht an den Moment, an dem viele von uns von heute auf morgen ins Homeoffice wechseln mussten? Weil die Unternehmen dabei kurzfristig einiges an Büroausstattung bereitstellen mussten, haben viele den Überblick darüber verloren, welche Büromaterialien überhaupt an wen ausgegeben wurden. Ein klarer Fall für das Asset Management, das hier für jederzeitige Nachvollziehbarkeit sorgt.

Auch ohne Corona-bedingte Homeoffice-Situation sind in unserer zunehmend vernetzten und dynamischen Welt Job- und Arbeitgeberwechsel keine Seltenheit mehr. Das Asset Management versetzt Euch in die Lage, alles, was Ihr ausgegeben habt, zuverlässig wieder zurückzubeordern, inklusive Aus- und Rückgabeprotokolle. Die Vergabe differenzierter Berechtigungen sorgt dafür, dass sich die jeweiligen Fachabteilungen (IT und Facility Management) nicht in ACMP in die Quere kommen, sondern jede die für sie zugeschnittene Konsole benutzt.

Habt Ihr weitere Fragen oder wünscht detaillierte Einblicke in die beschriebenen Out-of-the-box-thinking-Anwendungen?

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